PROCES-VERBAL AG 2016

Mot d'accueil du Président

Présentation des personnalités :

M. Hubert Poullot, Conseiller départemental - M. Rémy Vitrey, Adjoint Ville de NSG, affaires sociales - Mr. Alain Fornerol, Vice-Président de la Com. Com. Président de la Commission des Sports - Mme Mauricette Gietzen,  Présidente départementale GV  

... et des Membres du Bureau

Excusés :  M. Pascal Grappin, Maire de Villebichot,  Vice-Président de la Com. com. - M. Pierre-Alexandre Privolt, Maire de Villers-la-Faye

 

1/ Rapport moral

Pour sa 4ème AG et dernière année de son mandat, le Président rappelait les satisfactions de la saison passée :

- une bonne rentrée avec la confirmation des 2 activités qui ont fait leur apparition à la rentrée 2014 :   la marche nordique et la Gym Equilibre/Mémoire et l'objectif atteint d'un minimum de 530 licenciés

- avoir réussi à assurer le remplacement de Gaëlle sans pratiquement  aucune annulation de cours

- la formation d'un bénévole pour l'encadrement de l'activité marche

- un budget qui se clôture en excédent.

Mais ce sont surtout les problèmes qui ont été retenus et qui ont dus être gérés au mieux :

- suite à la fermeture de Santona pour travaux mais aussi à l'ouverture de 2 salles privées, des effectifs nettement en baisse dans les activités Step et LIA.

- début novembre, le départ totalement inattendu, pour raisons professionnelles d'une jeune animatrice formée au club. 10h00 de cours par semaine lui avaient été confiées à la rentrée et il a fallu l'intervention de pas moins de 5 animateurs et animatrices pour assurer sa relève.

 - le déménagement et le nettoyage du matériel du Caveau Nuiton à la salle Santona rénovée, mise en service le 29/02/16

Le Président rappelait une nouvelle fois ses 2 sujets d'inquiétude :

- les salles et installations : La salle Santona a réouvert mais un créneau horaire a été perdu. La fermeture de la piscine. La salle Pouilly et ses espaces de rangement qui s'avèrent aujourd'hui trop petits.

- le désintérêt associatif : La GV est une association sans secrétaire, cabinet comptable ou directeur payés par les adhérents. Si les tarifs d'activités sont bas, c'est que tout le travail fourni est le résultat d'un bénévolat à 100%. Les appels au bénévolat lancés en cours d'année n'ont pas été ou trop peu entendus. Depuis 4 ans, tous les outils de communication possibles ont été mis en place. Pour autant, la communication entre les adhérents et le Bureau, entre les membres du Comité, voire entre les animatrices, reste a minima.

 

Le Président dressait alors, pour sa fin de mandat,  un bilan des 4 dernières saisons :

Si l'équipe du précédent mandat avait dû faire face à des difficultés financières importantes, celui-ci aura été marqué par des difficultés très importantes liées :

- au personnel : départ en retraite de 2 animatrices en 2014, départ imprévu de l'animatrice marche en cours de saison 2014-15, départ imprévu d'une autre animatrice en début de saison 2015-16, la mise en place d'une mutuelle salariés, la gestion de plusieurs arrêts maladie et d'un congé de maternité sur une courte période et la rupture de contrat de l'animateur piscine.

-  aux installations avec la fermeture de Santona et de la piscine à cette rentrée

Pour contrebalancer, il  évoque des satisfactions importantes :

- le maintien, malgré tous ces problèmes et de la concurrence, de la GV Nuits dans le club restreint des 91 plus grands clubs de France avec en point d'orgue une réception très officielle au siège de la Fédération à Montreuil en 2013

- l'obtention du nouveau "Label Qualité Club 2013-2017" en 2014 (1er club en Bourgogne-Franche-Comté)

- le passage du blog existant à un vrai site internet en août 2014

- la création et le succès d'une marche semi nocturne

- la mise en place progressive d'une gestion plus rigoureuse (suivi des inscriptions, fiche de présence aux cours, comptabilité analytique...)

- la mise en place de 4 nouvelles activités

 

Il adressait enfin des remerciements à tous les acteurs qui assurent le succès de la GV              

 

2/ Rapport d'activités 

Le Président présente en détails l'ensemble de la saison 2015/2016 :

  • 544 licenciés (soit -3,9%) pour 10 activités pratiquées sur 33 créneaux horaires du lundi au samedi
  • 6 communes impliquées dans le prêt de salles, 7 animateurs salariés, 27 bénévoles au Comité Directeur dont un Bureau constitué de 5 personnes
  • un budget de 77 000 €
  • section GV la plus importante de Bourgogne-Franche Comté. Elle fait partie du cercle restreint des     91 clubs les plus importants de France (clubs de + de 500 licenciés, soit 1,5 % des 6 378  clubs existants).
  • Les pratiquants
  • Club multi générationnel puisque la plus jeune est âgée de 14 ans et notre doyenne de 92 ans!  La moyenne d'âge de l'ensemble de nos adhérents est passée de 56 ans à 58 ans. Toujours peu d'hommes: 64 soit quasi 12 % des inscrits.
  • 146 personnes nouvelles soit un taux de renouvellement de 26,83% (il était de 34.5%  4 années en arrière). On se réjouit d'une fidélisation de plus en plus importante de nos adhérents.
  • Couples : 92 adhésions couples.
  • Répartition des 538 pratiquants d'activités. Comme attendu, la fermeture de Santona et dans le même temps l'ouverture de 2 salles modernes privées ont fait chuter notre public des moins de 40 ans  (-35 pratiquants soit pratiquement autant de personnes et des effectifs divisés par 2 sur les 2 dernières saisons!). L'effectif des 60 à 79 ans est en constante augmentation.
  • Répartition  par activités
  • Carte 1 activité : 331 adhérents (61.53%) - carte 2 activités : 140 (26.02%) - carte 3 activités : 45 (8.36%) et la carte 4 activités et + (mise en place à la rentrée 2015) : 22 (4.09%). A noter une baisse sensible des cartes 3 et 4 activités suite peut-être à la réévaluation de leurs tarifs.
  • Grâce au nouveau bulletin d'inscription, nous pouvons annoncer précisément le nombre d'inscrits aux activités : 848 pour 962 la saison passée soit - 11.85 % ce qui est très important.
  • Les plus pratiquées restent la gym (232) suivie du yoga (141). Suite aux incertitudes concernant la date de fermeture de la piscine, très nette baisse des activités natation et aquagym avec 38 personnes en moins, -57 sur 2 ans ! A noter un ralentissement des demandes pour nos 2 nouvelles activités : la Gym équilibre/mémoire et la marche nordique avec 2 cours. La marche (à 121) et le volley (à 26) restent stables voire en progression.
  • Répartition géographique

Des adhérents issus de 59 communes différentes mais fait rare, les 25 communes de la Communauté de communes du Pays de Nuits-St-Georges sont représentées. 182 pratiquants habitent Nuits-St-Georges (33,83%), 288 sur le reste de la Com. com. (53,53%), 68 hors Com. com. (12,64%). Les pourcentages sont  comparables aux saisons passées. Communes les plus représentées : Corgoloin, St Bernard, Flagey,  Arcenant, Gilly

  • Administration

- une cinquantaine d'attestations de paiement ont été demandées et traitées ... Les employeurs comme certaines mutuelles semblent enfin prendre conscience de la nécessité et de l'utilité de la pratique régulière du sport. Ils subventionnent de plus en plus les abonnements dans un club sportif agréé. N'hésitez donc pas à vous renseigner.

- 7 réunions organisées dans la saison : 5 du Comité directeur, 1 en commission pour la préparation de la marche nocturne et 1 du Bureau.  C'est à la réunion du 25 mai que les tarifs 2016-2017 ont été approuvés. Malgré l'augmentation de la licence nationale (+0,50€) les tarifs 2015-16 ont été reconduits.

 

  • Actions menées au cours de la saison 2015-2016

 Pas moins de 11 actions ou manifestations organisées et menées sur nos 10 mois d'activités :

- Journée du sport de l'OMS : GV présente au Marché couvert avec plusieurs membres du Comité et  2 animatrices.

- Les stages : 5  ont été organisés : 3 stages en Yoga/Relaxation-énergie, 1 stage en danse-fitness, 1 stage en gym Pilates.-? Commande groupée matériel : une première expérience d'une commande groupée de licenciés chez notre fournisseur GEVEDIT s'est bien déroulée. Bonne opération pour les licenciés mais aussi pour le club qui à cette occasion a bénéficié d'un bon d'achat en matériel de 100€.

- Semaine "portes ouvertes" : du 1er au 05/02, la GV a proposé une semaine gratuite pour tous afin de faire découvrir l'association. Accès à ses activités (sauf MN) et une offre d'adhésion à -50% sur les tarifs activités annuels. Nous avons enregistré 13 nouvelles adhésions (6 adhésions en 2015, 14 adhésions en 2014, 15 en 2013 et moins de 10 en 2012) plus 2 extensions d'adhésion.

- Participation de 18 de nos marcheurs à l'animation marche nordique du samedi matin dans le cadre du  semi marathon de la vente des vins (19.03)

- Parcours du cœur le dimanche 3 avril 2016 : c'est notre RV caritatif annuel qui a mobilisé 830 villes et 120 000 participants. La pluie soutenue et continue a gâché la manifestation. 28 participants seulement pour cette 41ème édition nationale. L'hospitalité du Club de tir et le pot de l'amitié offert par la Mairie ont été appréciés.  Les documents adressés par la Fédération Française de Cardiologie ont été distribués. Pour la seconde année, durant la semaine, la collecte a été étendue aux adhérents permettant ainsi une recette inédite de 327.30€ qui a été intégralement reversée à la Fédération Française de Cardiologie.

- Marche semi nocturne le vendredi 22 avril 2016 : cette 4ème édition a presque fait le plein malgré la date (2ème semaine des vacances). La pluie une nouvelle fois accueillait les participants mais c'est sous un temps globalement clément que s'est déroulée la marche. Le parcours a été particulièrement apprécié. Pas d'incident et pleine réussite pour cette manifestation grâce aussi à la qualité du repas servi dans la salle de Villers (104 personnes).

- A noter enfin et pour la 4ème année, l'envoi aux adhérents des informations en provenance du CODEP21 notamment l'invitation à la Journée départementale organisée  à Mirebeau-Sur-Bèze le 05.06

Le Comité remercie chaleureusement  les intervenants, les animateurs et la presse qui ont bien relayé ces évènements et bien sûr vous, les adhérents, qui avez assuré leurs réussites.  Les 6 qui ont donné lieu à  contribution financière,  ont permis  de dégager un bénéfice de 1 063 €. Cette somme sera  investie dans l'achat de matériel pédagogique permettant ainsi de diversifier les exercices et de les rendre encore plus efficaces et plus attractifs.

- La communication : des efforts importants ont été déployés tout au long de l'année pour promouvoir nos actions.

La journée sportive d'information organisée par l’OMS le 05.09.2015 sous les halles a été l'occasion de présenter nos différentes activités aux visiteurs.

Toutes nos informations  ont été bien diffusées par l’intermédiaire :

  • de notre plaquette 2015/2016 envoyée dès le 09 juillet à tous les Maires de la Communauté de communes afin que l’information puisse être éventuellement relayée dans les bulletins municipaux
  • du panneau d'affichage électronique de la Mairie
  • d’annonces et de compte-rendu avec photos dans le Bien Public
  • de notre site, avec pour la 4ème année,  le PV de l'AG mais aussi que tous les CR des réunions qui ont été publiés dans leur intégralité
  • de notre plaquette distribuée fin août 2016 par les adhérents dans toutes les communes de la Communauté de communes

- Site internet : c’est un formidable et indispensable outil de communication. Le 16.08 dernier marquait le 2ème anniversaire du site. Un succès confirmé avec 13 500 visiteurs et plus de 46 600 pages vues. 22 newsletters envoyées dans la saison.

-  Formation : la formation continue permet aux animateurs d'enrichir leurs connaissances et de se perfectionner. Comme le préconise la Fédération, le Président et le Comité en font un des axes prioritaires de leur action. C'est le professionnalisme de nos animateurs qui fait la réputation et le succès de notre GV. Ceux-ci confirment d'ailleurs la nécessité d'une formation continue afin d'être en capacité d'apporter toujours un plus et des nouveautés dans leurs cours.

- Participation des animatrices à des formations continues organisées par notre Comité Départemental (gym enfant,  AéroDance,  gym Pilates,  Chi Gong)

- Formation des dirigeants et bénévoles : 3 adhérents ont obtenu l'attestation de formation aux 1ers secours (PSC1) le 07/05/16. R. Morant a suivi une formation et obtenu en juin une certification fédérale "d'accompagnateur randonnée bénévole".

- Relations avec le CODEP : la collaboration avec notre organisme départemental de tutelle a été poursuivie. Transmission des documents de notre dernière AG, prêt de bâtons pour notre 3ème saison de marche nordique, participation du Président à l'AG départementale à Varois-et-Chaignot le 21.11.15.

En conclusion du rapport, Le Président dit qu'il est facile d'affirmer que l'Association est ouverte, bien ancrée dans la vie actuelle et qu'elle prouve son dynamisme. Chaque adhérent peut y trouver matière à se détendre, assurer et conforter sa santé et son bien-être. Il remercie à nouveau tous les acteurs qui ont permis ce bilan et notamment les 4 autres personnes composant le Bureau. Il rappelle que les dirigeants doivent aujourd'hui répondre aux mêmes obligations et exigences qu’une entreprise et qu'ils donnent beaucoup, beaucoup de leur temps.

 

3/ Rapport financier

MC. Bois, trésorière, présente les états de synthèse au 31/08/2016. Bilan actif, bilan passif et compte de résultats sont remis aux adhérents, présentés et commentés (documents disponibles auprès du secrétariat). "D’un côté nous avons une augmentation des recettes de 464,00€ due essentiellement aux cotisations adhérents. De l’autre, nous avons une augmentation de nos dépenses de 747,00€ due : par le poste d’achat de matériel, le poste déplacements des animateurs et le remboursement des frais de stage d'un bénévole. Il est constaté une diminution de notre poste sous-traitance due à l’arrêt de notre contrat APSALC remplacé par une collaboration directe avec notre animatrice marche. Les comptes "charges de personnel" sont sensiblement les mêmes que l’année précédente".

Résultat de l'exercice : +1 859,10 € soit 2,38 % du CA (année N-1 : +2 142,70€ soit 2,76% du CA).

Le rapport du vérificateur aux comptes  établi par M. Duplus, est lu à l’assemblée.

L'Assemblée est alors invitée à intervenir pour toutes questions, commentaires, réflexions sur ces  rapports. Aucune remarque particulière n'étant soulevée et après approbation de celle-ci, il est procédé à un vote  à main levée.

Ont été enregistrés 52 adhérents présents (personnes inscrites saison 2015-2016) et 94 pouvoirs validés soit 146 votants.

Vote du rapport moral, rapport d’activités, rapport financier,

Contre :  0     Abstention :   0    Pour :  146                                     Les 3 rapports sont adoptés à l'unanimité

 

4/ Election au Comité Directeur et du Vérificateur aux Comptes

Rappel :  en application des statuts adoptés à l'AG extraordinaire du 23/09/2011 (Art.13), le Comité composé de 28 membres a été totalement renouvelé en 2012. Les membres sont renouvelables et rééligibles par quart tous les ans. Compte tenu d'1 poste vacant, ce sont 8 postes qui sont à pourvoir. 7 personnes se présentent au suffrage : 3 sortants et 4 nouvelles. Les modalités du vote sont rappelées à l'Assemblée. Une liste de 7 candidats, complétée à part, du nom du Vérificateur aux Comptes (poste à renouveler chaque année) a été remise. Aucun nom ne peut être ajouté mais un ou plusieurs candidat(s) peut (peuvent)  être rayé(s).

Le Président au nom du Comité directeur remercie alors chaleureusement les 2 membres éminents de l'association qui nous quittent ce soir : Michel Meurant, 2 mandats en tant que trésorier et trésorier adjoint et Elisabeth Creuze-Reverchon, responsable de la section volley depuis plus de 15 ans et Présidente de l'association durant 2 mandats (années 2000 à 2008). Le Président dit qu'ils constituent un exemple pour nous tous. Des applaudissements chaleureux saluent leur engagement.

Les candidats présents sont invités à se lever et à se présenter.

- Sont élus(es) ou réélus(es) au Comité :

Pour un mandat de 4 années, à l'unanimité, soit 146 voix :

ANGINOT Anne - BLIN Heddy - CURIS Monique - MANIERE Martine - MOREAU Jean-Yves - ROYER  Michel - THOMAS  Odile

-  Vérificateur  aux comptes :   DUPLUS Jacky  réélu  (146 voix)

 

5/ Saison 2016-2017 – Projets

Si la saison a commencé officiellement le 05 septembre, il a fallu la préparer bien en amont.

1/ du côté administratif :

-  le site internet : nous l'avons souhaité sans publicité, simple, pratique, complet et surtout très lisible. Il a été mis à jour dès le 16 août.  Il est actualisé régulièrement. A ce jour : 14 000 visiteurs et 48 000 pages vues. 360 inscrits à la newsletter. Les adhérents sont encouragés à y souscrire dans la mesure où nous obtenons une confirmation de leur adresse mail mais surtout nous pouvons faire rapidement passer une information importante ou urgente  par leur boîte mail.

-  le programme de formation des salariés : conformément à notre engagement, la formation continue des animatrices sera poursuivie. Chantal, après 4 années de formation spécialisée en Yoga se tourne vers une spécialisation en Gym Pilates et Adeline vers le Chi Gong à Dijon avant peut-être une formation lourde à Paris. Le club est engagé dans ces 2 formations. Pascale vient d'être retenue par notre organisme de formation pour une formation "Basic Tendance et Pilates module 1".

2/  du côté des activités :

- la rentrée s’est globalement bien déroulée. Beaucoup de monde pour découvrir nos 2 nouvelles activités Aéro Move salle Santona et Gym Pilates à Pouilly. Beaucoup trop même pour la gym Pilates.    2 cours ont été mis en place dès la 1ère semaine et un 3ème dès la semaine suivante. Nous espérons que les cours s'équilibreront. Vu la surface dont nous disposons nous serons malheureusement dans l'obligation d'en limiter l'accès. 1ère GV du département à proposer la marche nordique et une activité en Gym'Equilibre/Mémoire sur l'année, ces activités ont repris sur 2 cours pour cette rentrée. Le point noir est bien entendu la fermeture de la piscine qui comptait la saison passée 162 personnes pour 183 activités pratqiuées soit 21,58% de nos 848 activités.

- le projet Com. com./Office du Tourisme de NSGBalisage des sentiers de randonnées sur la Com. com. du Pays de NSG

La GV s’est portée volontaire pour apporter la main d’œuvre importante et indispensable à la mise en œuvre de ce projet. Ainsi 16 bénévoles dont 15 marcheurs GV se sont retrouvés les 8 et 9/09 pour2 jours d’une formation très complète effectuée par le Comité Départemental de la Randonnée Pédestre (CDRP 21). Sous  son autorité et son  contrôle, un objectif ambitieux a été alors fixé à notre association puisque ce sont 6 itinéraires soit plus de 50 km de sentiers qui étaient à nettoyer et à baliser avant le 17/10. Grâce à Roland et à une équipe de baliseurs très motivés, l'objectif a été atteint dès mercredi 13/10. A terme, ce sont les 18 itinéraires répertoriés sur la Communauté de communes qui devraient être balisés réglementairement, mais aussi surveillés et entretenus soit plus de 185 km de sentiers.

La GV pense ainsi participer au rayonnement de notre ville et de notre Communauté de communes. Pour preuve, dimanche dernier 9 octobre, Nuits a été choisie par le Comité régional GV pour accueillir un groupe d'animateurs en formation sur 2 de ces itinéraires.

- les stages et manifestations :

Les stages et les manifestations qui font aussi le dynamisme de notre association seront reconduits dans la mesure des possibilités :

- Un 1er stage est déjà programmé le 22.10 "Yoga de l'énergie" un stage complet de 4h00 pour bien se préparer à l'automne.

- Renouvellement de notre semaine "Portes ouvertes" en février

- une 5ème marche semi nocturne en avril

- l'organisation du Parcours du Coeur 2017 - 42ème édition nationale, plus grande opération de prévention santé en France qui se déroulera cette année du 18/03 au 14/04.

 

-  le budget prévisionnel :

Pour la 1ère fois, afin d'être en conformité avec les instructions de nos instances, le budget prévisionnel est présenté pour cette saison. Devant être obligatoirement en équilibre, il a été arrêté à 71 880 €. Il a été établi sur une base de 510 licences activités (pour 538 la saison passée) à 128 € de cotisation moyenne (idem saison passée). Suite à la fermeture de la piscine et à la perte de 2 activités bénéficiaires, il sera sans doute nécessaire de puiser dans nos économies pour boucler la saison.

Nos 5 animatrices se forment aux nouveautés qui touchent à leurs disciplines. Comme les 27 membres élus au Comité, elles sont à l'écoute des demandes des adhérents. Toutes les propositions de stages ou d'animations sont discutées en réunion. Validées, elles sont mises en place afin de faire de votre GV un club dynamique qui répond à vos attentes. 

 

- La parole est redonnée à l’Assemblée. 2 questions sont posées :

  • Activité marche. Ne serait-il pas possible d’envisager 2 groupes le lundi ?

Cette question importante reste toujours à l'étude malgré la formation d'un bénévole en 2016. Un nouveau groupe ne pourra être mis en place que si des bénévoles consentent à l'encadrer (solution adoptée par bon nombre de clubs de marche et préconisée l'année passée par la Présidente départementale). C’est donc dans le club qu’il faut rechercher une (ou des) personne(s) intéressée(s) par l’encadrement de cette activité. Une formation basique existe. Avis aux pratiquants(es).

  • Connaît-on le nombre d'adhérents pour cette saison ?

    Non. Septembre, mois de rentrée, mois de voyages pour nombre de retraités et vendanges perturbent le    début de saison. De même que le décalage de la reprise du yoga et de la gym    Pilates. Cette semaine a d'ailleurs été la 1ère semaine d'activité pour certains. Il est donc trop tôt pour faire un point précis. Il est rappelé à cette occasion que tout participant à un cours doit obligatoirement se cocher ou s'inscrire sur les feuilles de présence s'il n'y figure pas, et doit être à jour de sa cotisation. Des contrôles seront très prochainement menés. Il est rappelé également qu'à la GV, en dehors de la Marche nordique et de la gym Pilates qui se met en place, il est possible de s'inscrire (ou de compléter son nombre d'activités) tout au long de la saison.

 

6/ Intervention des élus 

- Mme Mauricette Gietzen qui est intervenue en cours de réunion pour apporter des précisions chaque fois que nécessaire annonce l'organisation d'un repas dansant ouvert à tous à l'occasion de l'AG départementale qui se tiendra le 19/11 à Marsannay-la-Côte et la tenue de l'Assemblée Générale Fédérale (Nationale) à Dijon les 17et 18/03/2017. Beaucoup de bénévoles seront nécessaires pour accueillir et guider les congressistes, un appel à bénévolat est lancé.

- M. Alain Fornerol confirme la fermeture de la piscine. Les travaux sont commencés depuis le 03/10 et  sa réouverture envisagée pour avril 2018. La période d'ouverture de la piscine chauffée de Vougeot sera étendue la saison prochaine.

- M. Rémi Vitrey informe de la place importante qu'occupe le sport dans le département, en rappelle les vertus non seulement du point de vue sportif et santé mais également tout le côté social, humain, relationnel. Il est un marqueur de la vitalité d'un territoire et fait partie de la dynamique de la commune. Il félicite l'association pour son importance et son dynamisme, les membres de son Bureau mais aussi l'assemblée pour la qualité de la réunion.

- M. Hubert Poullot évoque son plaisir de rencontrer une association aussi importante tant du point de vue du nombre de licenciés que de ses activités, de son dynamisme et de son rayonnement. Il exhorte les adhérents à soutenir leurs dirigeants bénévoles et à s’engager davantage dans la voie associative. Il félicite les membres du Comité et du Bureau pour le travail accompli et nous assure de son soutien.

 

L’ordre du jour étant épuisé, et ne constatant aucune prise de parole, Michel ROYER, Président déclare la séance levée à 22h10.

Les  participants sont invités à partager le verre de l’amitié et à déguster les pâtisseries (nombreuses et excellentes ...) concoctées par les adhérentes, que nous remercions.

La prochaine réunion du nouveau Comité aura lieu le mercredi 02 novembre à 20h30 à la salle Jean Macé, Mairie de Nuits-St-Georges  avec à l'ordre du jour, l'élection du Bureau.

Dressé à Nuits-St-Georges, le 18/10/2016

 

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